北海道大学校友会エルム会則

2016年（平成28年）6月1日　制定

第1章　総則

名称

第1条

1. この会は、北海道大学校友会エルムと称し、愛称をエルム会とする。
2. この会は、英語では、Hokkaido University Alumni Association と表示する。

事務所

第2条

1. この会は、主たる事務所を北海道札幌市北区北8条西5丁目北海道大学内に置く。
2. この会は、理事会の決議によって従たる事務所を必要な地に置くことができる。

目的

第3条

1. この会は、会員相互の親睦及び互助並びに知徳の啓発を図り、併せて国立大学法人北海道大学の目的及び使命の達成に連携・協力し、学術、文化、教育並びに社会貢献活動及び国際相互理解の促進に資することを目的とする。

事業

第4条

1. この会は、前条の目的を達成するため、次の事業を行う。
   1. （1） 校友会及び会員により組織される同窓会（以下｢基礎同窓会｣という｡）の会員情報の収集、整備及び管理
   2. （2） 国内外の会員間及び基礎同窓会間の交流及び親睦のための活動
   3. （3） 大学生及び大学院生の教育、研究及び就職活動に対する支援
   4. （4） 校友会情報の発信による広報活動
   5. （5） 会員の研鑽のための講座､セミナー等の開講
   6. （6） 基礎同窓会への登録が期待される新たな地区、職域等での同窓会設立への支援
   7. （7） その他この会の目的を達成するために必要な事業
2. 前項の事業は、日本全国及び海外において実施するものとする。

支部

第5条

1. この会は、第3条の目的を達成するため、支部を設けることができる。
2. 支部の組織及び運営に関し必要な事項は、理事会において別に定める。

基礎同窓会

第6条

1. この会の運営の基礎単位となる学部・研究科同窓会、学生寮同窓会、地区同窓会のほか、会員により組織される同窓会を基礎同窓会と称する。
2. 新たに基礎同窓会への登録を希望する同窓会は、代表者を定めて所定の申込書を校友会に提出し、理事会の承認を得るものとする。
3. 基礎同窓会は、その名称変更又は解散等により登録内容の変更があったときは、その旨を遅滞なく届け出るものとする。
4. 基礎同窓会の登録に関し必要な事項は、理事会において別に定める。

第2章　会員

会員の種別

第7条

1. この会に次の会員を置く。
   1. （1） 正会員
      この会の目的に賛同し、入会した者で、次の各号に該当する者とする。
      
      1. ア 北海道大学及びその前身校の卒業生又は同大学院の修了生
      2. イ 現に北海道大学又は同大学院に在学している学生（以下「在学生」という）。
      3. ウ かつて北海道大学及びその前身校又は同大学院に在学していた者
      4. エ 現に北海道大学の役員又は教職員である者
      5. オ かつて北海道大学の役員、教職員であった者
      6. カ アからオの各号に準ずると理事会で承認された者
   2. （2） 保護者会員
      この会の目的に賛同し、入会した在学中の正会員の保護者とする。
   3. （3） 名誉会員
      この会に特に功労のあった者で総会において承認された者とする。
   4. （4） 賛助会員
      この会の目的に賛同し、理事会の承認を得て入会したものとする。

会員の資格取得

第8条

1. この会の会員になろうとする者は、理事会が別に定める入会申込書により申込むものとし、その承認を受けなければならない。

会費

第9条

1. 会員は、この会の事業活動に経常的に生じる費用に充てるため、理事会において定める会費を支払わなければならない。
2. 会員及び会費の支払いに関し必要な事項は、理事会において別に定める。

任意退会

第10条

1. 会員は、理事会が別に定める退会届を提出することにより、任意にいつでも退会することができる。

除名

第11条

1. 会員が次のいずれかに該当するに至ったときは、総会の決議によって当該会員を除名することができる。
   1. （1） この会則又はこの会のその他の規程に違反したとき。
   2. （2） その他除名すべき正当な事由があるとき。
2. 前項の規定により会員を除名したときは、当該会員に対し、除名した旨を通知しなければならない。

第3章　代議員

代議員

第12条

1. 代議員は、基礎同窓会の代表者その他の会員のうちから理事会の議を経て会長が委嘱する。
2. 代議員は、総会を構成し、第15条に掲げる事項を審議する。

任期等

第13条

1. 代議員の任期は、4年とする。ただし、任期の満了前に退任した代議員の補欠として選任された代議員の任期は、前任者の任期の満了する時までとする。
2. 代議員の選出に関し必要な事項は、理事会において別に定める。

第4章　総会

構成

第14条

1. 総会は、すべての代議員及び役員をもって構成する。

権限

第15条

1. 総会は、次の事項について決議する。
   1. （1） 会員の除名
   2. （2） 理事及び監事の選任又は解任
   3. （3） 各事業年度の決算報告の承認
   4. （4） 会則の変更
   5. （5） 解散

開催

第16条

1. 総会は、定時総会として毎事業年度終了後3箇月以内に1回開催するほか、必要がある場合に臨時総会を開催する。

招集

第17条

1. 総会は、理事会の決議に基づき会長が招集する。
2. 会長は、いつでも、又は代議員の10分の1以上の連名により請求があった場合は、理事会の決議を経て臨時総会を開催することができる。

議長

第18条

1. 総会の議長は、会長がこれに当たる。ただし、会長に事故があるとき又は会長が欠けたときは、副会長がこれに当たる。

議決権

第19条

1. 総会における議決権は、代議員1名につき1個とする。

決議

第20条

1. 総会の決議は、この会則に別段の定めがある場合を除き、総代議員の過半数が出席し、出席した代議員の過半数をもって行う。
2. 前項の規定にかかわらず、次の決議は、代議員の議決権の3分の2以上に当たる多数をもって行わなければならない。
   1. （1） 会員の除名
   2. （2） 監事の解任
   3. （3） 役員等の責任の一部免除
   4. （4） 会則の変更
   5. （5） 解散

代理人による議決権行使

第21条

1. 総会に出席できない代議員は、他の正会員を代理人としてその議決権を行使することができる。この場合において、当該正会員は、代理権を証明する書面をあらかじめ提出しなければならない。
2. 前項の代理権の授与は、総会ごとに提出しなければならない。

書面による議決権行使

第22条

1. 代議員は、書面により議決権を行使することができる。この場合、代議員は、議決権行使書面を所定の方法により提出しなければならない。
2. 前項の規定により書面によって行使した議決権の数は、出席した代議員の議決権の数に参入する。

議事録

第23条

1. 総会の議事については、議事録を作成しなければならない。
2. 議事録には、議長及び総会において選任された出席者の代表2名以上が署名し、又は記名押印しなければならない。

総会運営規程

第24条

1. 総会の運営に関し必要な事項は、この会則に定めるもののほか、総会において定める。

第5章　役員等

役員の設置

第25条

1. この会に、次の役員を置く。
   1. （1） 理事15名以上25名以内
   2. （2） 監事2名以上3名以内
2. 理事のうち1名を会長とし、4名以内を副会長とすることができる。

役員の選任

第26条

1. 理事及び監事は、会員の中から総会の決議によって選任する。
2. 会長及び副会長は、理事会の決議によって理事の中から選定する。
3. 役員の選任に関し必要な事項は、理事会において別に定める。

理事の職務及び権限

第27条

1. 理事は、理事会を構成し、この会則で定めるところにより、職務を執行する。
2. 会長は、この会則で定めるところにより、この会を代表し、その業務を執行する。
3. 副会長は、会長を補佐し、この会の業務を執行する。また、会長に事故があるとき又は会長が欠けたときは、理事会が予め決定した順序によって、会長の業務執行に係る職務を代行する。
4. 理事の職務及び権限に関し必要な事項は、理事会において別に定める。

監事の職務及び権限

第28条

1. 監事は、理事の職務の執行を監査し、法令で定めるところにより、監査報告を作成する。
2. 監事は、いつでも理事及び職員に対して事業の報告を求め、この会の業務及び財産の状況の調査をすることができる。
3. 監事は、理事会に出席し、必要あると認めるときは、意見を述べなければならない。

役員の任期

第29条

1. 理事及び監事の任期は、選任後2年以内に終了する事業年度のうち、最終のものに関する定時総会の終結の時までとする。ただし、再任を妨げない。この場合、理事及び監事の任期を通算8年まで伸長することができる。
2. 理事又は監事は、第25条第１項に定める定数に足りなくなるときは、任期の満了又は辞任により退任した後も、新たに選任された者が就任するまで、なお理事又は監事としての権利義務を有する。

役員の解任

第30条

1. 理事及び監事は、いつでも総会の決議によって解任することができる。

報酬等

第31条

1. 理事及び監事は、無報酬とする。
2. 理事及び監事には、その職務を行うために要する費用の支払いをすることができる。

名誉会長、顧問及び参与

第32条

1. この会に、任意の機関として、名誉会長、顧問及び参与を置くことができる。
2. 名誉会長は、会長の諮問に応え、この会の基本的事項につき助言することができる。
3. 顧問は、会長の諮問に応え、この会の重要事項につき助言し、参与は会長に対し意見を述べることができる。
4. 名誉会長、顧問及び参与は、この会に対し、功労があったと認められる者のうちから、理事会において任期を定めた上で選任する。
5. 名誉会長、顧問及び参与は、無報酬とする。ただし、その職務を行うために要する費用の支払いをすることができる。

第6章　理事会

構成

第33条

1. この会に、理事会を置く。
2. 理事会は、すべての理事をもって構成する。

権限

第34条

1. 理事会は、この会則に別に定めるもののほか、次に掲げる職務を行う。
   1. （1） この会の業務執行の決定
   2. （2） 理事の職務の執行の監督
   3. （3） 会長及び副会長の選定及び解職

種類及び開催

第35条

1. 理事会は、定時理事会及び臨時理事会の2種とする。
2. 定時理事会は、原則として毎事業年度3回以上開催する。
3. 臨時理事会は、会長が必要と認めたときに開催する。

招集

第36条

1. 理事会は、会長が招集する。
2. 会長に事故があるとき又は会長が欠けたときは、理事会が予め決定した順序によって、副会長が理事会を招集する。
3. 理事会を招集する者は、会議の日時、場所及び目的である事項を記載した書面又は電磁的記録をもって、理事会の日の1週間前までに、各理事及び各監事に対してその通知を発しなければならない。
4. 前項の規定にかかわらず、理事会は、理事及び監事の全員の同意があるときは、招集の手続きを経ることなく開催することができる。

議長

第37条

1. 理事会の議長は、会長がこれに当たる。ただし、会長に事故があるとき又は会長が欠けたときは、副会長がこれに当たる。

決議

第38条

1. 理事会の決議は、決議について特別の利害関係を有する理事を除く理事の過半数が出席し、その過半数をもって行う。

決議の省略

第39条

1. 理事が理事会の決議の目的である事項について提案をした場合において、その提案につき議決に加わることができる理事の全員が書面又は電磁的記録により同意の意思表示をしたとき（監事がその提案について異議を述べたときを除く）。は、その提案を可決する旨の理事会の決議があったものとみなす。

報告の省略

第40条

1. 理事又は監事が理事及び監事の全員に対して理事会に報告すべき事項を通知したときは、その事項を理事会へ報告することを要しない。

議事録

第41条

1. 理事会の議事については、議事録を作成しなければならない。
2. 出席した会長及び監事は、前項の議事録に署名し、又は記名押印しなければならない。
3. 議事録は、主たる事務所に備え置き、会員の閲覧に供するものとする。

理事会運営規程

第42条

1. 理事会の運営に関し必要な事項は、理事会において別に定める。

第7章　委員会

委員会

第43条

1. この会の事業の円滑な運営を図るため、理事会の決議により、委員会の設置、変更及び廃止をすることができる。
2. 委員会の委員は、正会員の中から理事会において選任する。
3. 委員会の委員のうち1名を委員長、3名以内を副委員長とすることができる。委員長及び副委員長は、会長が委嘱する。
4. 委員会の任務、構成及び運営に関し必要な事項は、理事会において別に定める。

第8章　資産及び会計

財産の種別

第44条

1. この会の固定資産は、特定資産及びその他の固定資産の2種類とする。
2. 特定資産は、この会の目的である事業を行うために不可欠な資産として会長が必要と認めたものとする。
3. その他の固定資産は、特定資産以外の資産とする。
4. 校友会設立以後に寄附を受けた財産の取扱いに関し必要な事項は、理事会において別に定める。

固定資産の維持及び処分

第45条

1. 固定資産についてこの会は、適正な維持及び管理に努めるものとする。
2. やむを得ない理由により固定資産の一部を処分又は担保に提供する場合には、会長の決裁を受けなければならない。

財産の管理及び運用

第46条

1. この会の財産の管理及び運用に関し必要な事項は、理事会において別に定める。

事業年度

第47条

1. この会の事業年度は、毎年4月1日に始まり、翌年3月31日に終わる。

事業計画及び収支予算

第48条

1. この会の事業計画書及び収支予算書については、毎事業年度の開始の日の前日までに会長が作成し、理事会の承認を受けなければならない。これを変更する場合も、同様とする。

事業報告及び決算

第49条

1. この会の事業報告及び決算については、毎事業年度終了後、会長が次の書類を作成し、監事の監査を受けた上で、理事会の承認を受けなければならない。
   1. （1） 事業報告
   2. （2） 事業報告の附属明細書
   3. （3） 貸借対照表
   4. （4） 損益計算書（正味財産増減計算書）
   5. （5） 貸借対照表及び損益計算書（正味財産増減計算書）の附属明細書
2. 前項の承認を受けた書類のうち、第1号、第3号及び第4号の書類については、定時総会に提出し、第1号の書類についてはその内容を報告し、第3号及び第4号の書類については承認を受けなければならない。

会計原則等

第50条

1. この会の会計は、一般に公正妥当と認められる会計の慣行に従うものとする。
2. この会の会計処理に関し必要な事項は、理事会において別に定める。

第9章　会則の変更及び解散

会則の変更

第51条

1. この会則は、総会の決議によって変更することができる。

解散

第52条

1. この会は、総会の決議により解散する。

第10章　事務局

設置等

第53条

1. この会の事務を処理するため、主たる事務所内に事務局を設置する。
2. 事務局には、所要の職員を置く。
3. 職員は、会長が任免する。
4. 事務局の運営に関し必要な事項は、理事会において別に定める。

第11章　補則

委任

第54条

1. この会則に定めるもののほか、この会の運営に関し必要な事項は、理事会において別に定める。

附則

1. この会則は、2016年（平成28年）6月1日から施行する。
2. 北海道大学連合同窓会の財産は、校友会が引き継ぐものとする。
3. この校友会の第6条の基礎同窓会は、次のとおりとする。
   • （1）学部・研究科同窓会
     • 文学部同窓会
     • 教育学部同窓会
     • 法学部同窓会
     • 経済学部同窓会
     • 理学部同窓会
     • 医学部同窓会
     • 歯学部同窓会
     • 薬学部同窓会
     • 工学部同窓会
     • 札幌農学同窓会
     • 獣医学部同窓会
     • 北水同窓会
     • 国際広報メディア・観光学院同窓会
     • 医学部保健学科・医療技術短期大学部同窓会
     • 公共政策大学院同窓会
     • 環境科学同窓会
     • 北楡会
     • 医理工学院同窓会
   • （2）学生寮同窓会
     • 一般社団法人恵迪寮同窓会
   • （3）職域同窓会
     • 食品産業エルム会
   • （4）国内地区同窓会
     • ほっかいどう同窓会
     • 旭川北大会
     • 函館同窓会
     • 十勝エルム会
     • 秋田県同窓会
     • 岩手北大会
     • 宮城県同窓会
     • 福島県同窓会
     • 茨城県同窓会
     • 栃木県同窓会
     • 東京同窓会
     • 上毛エルム会
     • 新潟同窓会
     • 関西同窓会
     • 京都エルム会
     • 鳥取県北大同窓会
     • 岡山北大エルム会
     • 広島エルム会
     • 北大同窓会香川支部
     • 愛媛エルム会
     • 高知県同窓会
     • 北大同窓会佐賀県支部
     • 九州・山口北大エルム会
     • 大分県同窓会
   • （5）海外地区同窓会
     • 中国同窓会
     • 台湾同窓会
     • 韓国同窓会
     • ブラジル同窓会
     • 上海北大エルム会
     • ジャカルタエルム会
     • タイ同窓会
     • シンガポールエルム会
     • ハノイエルム会
     • バンコク同窓会
     • マレーシア北大エルム会
     • フィリピン同窓会
     • インドネシア同窓会
     • サイゴンエルム会
     • 香港エルム会
     • サハリン北大校友会
4. この会則の施行日時点で、第6条の基礎同窓会の会員である者は、第7条から第9条までの規定にかかわらず、入会申込みした者は、理事会の承認を受けることなくこの会の正会員とする。